Pour la plupart des start-up ou même des plus grandes entreprises qui sont en activité depuis plusieurs années, l’attention des dirigeants est portée avant tout sur la façon d’améliorer le produit.
Si le produit se porte bien, alors nous nous portons bien... pas vrai ?
Malheureusement, ce n’est pas aussi simple.
L’une des plus grandes erreurs qu’une entreprise peut faire, c’est de ne pas parvenir à améliorer son atout le plus important : ses employés.
Améliorer votre équipe et la façon dont le capital humain opère est aussi important, si ce n’est plus, que d’améliorer votre produit en lui-même.
Cet article se concentre sur la façon d’entretenir les composants humains de votre entreprise comme s’il s’agissait d’une machine bien huilée. Nous allons discuter de la façon dont les managers doivent interagir avec les employés dont ils sont responsable pour s’assurer qu’ils sont correctement suivis. Ce point crucial, s’il est compris et correctement exécuté, permet d’obtenir que les employés d’une entreprise soient à leur meilleur niveau.
La réunion la plus importante du manager
Les réunions d’équipe hebdomadaires sont essentielles pour partager des informations, prendre des décisions, ou aligner votre équipe par rapport à l’exécution d’une stratégie - mais malheureusement, les subtilités des besoins de chaque individu ne peuvent pas être prises en compte lors d’une réunion d’équipe. Il y a pourtant une discipline clé que tous les bons managers pratiquent couramment : ils organisent des réunions hebdomadaires en tête-à-tête avec chacun de leurs subordonnées directs.
Ce rendez-vous en tête-à-tête est un entretien rapide avec un ordre du jour ou un ensemble de priorités prédéfinies. Les rencontres inopinées (y compris les conversations informelles / cafés / brainstorming) que vous pourriez avoir avec un membre de l’équipe au cours de la semaine sont toutes utiles, mais elles ne remplacent pas une réunion hebdomadaire. Et, c’est tout simplement parce que cette réunion en tête-à-tête est le moment où vous êtes concentré uniquement sur une personne et comment, en tant que manager, vous pouvez l’aider dans la réalisation de ses objectifs.
Cela parait simple, n’est-ce pas ? Mais simple ne veut pas forcément dire facile. Soyez honnête. Avez-vous la discipline pour conduire chaque semaines des réunions en tête-à-tête avec les membres qui composent votre équipe ? Comme toutes les habitudes liées au succès, cette pratique tombe facilement dans la catégorie “important, mais pas urgent”. Il faut une véritable discipline pour tenir une réunion régulière avec une personne toutes les semaines, mais les gains pour le manager et son subordonné en valent la peine. Essayez ne serait-ce que pendant 12 semaines et vous verrez combien de choses supplémentaires vous arrivez réellement à réaliser. Programmez ces réunions dans vos calendriers et ne ratez pas ces rendez-vous.
Passons en revue un programme éprouvé pour exécuter avec succès une réunion en tête-à-tête :
1. Établissez et respectez un ordre du jour et un temps limité. Gardez la rencontre brève et ciblée
La réunion en tête-à-tête ne doit pas durer plus de 30 minutes. Par exemple, si vous avez 7 subordonnés, vous devriez être en mesure de rencontrer toute votre équipe en un seul après-midi. Bloquez ce temps dans votre calendrier et assurez-vous que vous gardez ces rendez-vous chaque semaine. Il ne faut pas les annuler ou les manquer. En tant que manager, votre tâche n°1 est de soutenir votre équipe. Vous ne réussissez que si votre équipe elle-même réussie.
2. Les deux protagonistes doivent venir à la réunion préparés avec les informations actualisées dont vous avez besoin pour discuter de la situation actuelle
Discutez brièvement de chaque projet pour lesquels l’employé est responsable et obtenez un rapport de progression. Est-ce que l’employé est dans les temps pour finir avant la date d’échéance ? Sinon, pourquoi ? Discutez brièvement de chaque indicateur clé de performance pour lesquels l’employé est responsable et obtenez également un rapport de progression. Un rapport de progression (ou d’état d’avancement) ne ment pas. Les résultats sont-ils ceux attendus ? Sinon, pourquoi ? Il ne s’agit pas d’une session de blâme ; il s’agit plutôt d’une consultation pour s’assurer que les deux parties sont pleinement conscientes de la situation actuelle.
3. Demandez à votre employé les mesures concrètes qu’il va prendre pour faire avancer ses objectifs (ou pour corriger les problèmes identifiés précédemment)
Mettez vous d’accord sur les mesures choisies et posez les par écrit dans l’outil de gestion des tâches de votre choix. Soyez précis sur chaque tâche qui doit être faite et la date d’échéance de celle-ci. L’écriture de chaque tâche indique de façon claire à votre employé ce qui est important pour vous et contribue à lui faire concentrer ses efforts sur les bons objectifs chaque semaine.
4. Assurez le suivi pour être certain que chaque tâche réalisée est marquée comme tel
Vous obtenez ce que vous inspectez. Tenir fermement les employés responsables de respecter leurs engagements envers vous est crucial si vous voulez créer une culture de haute performance dans votre entreprise. Ce n’est pas de la micro-gestion - vous donnez à vos employés la liberté et l’autonomie de déterminer la meilleure façon de réaliser chaque tâche, mais vous effectuez le suivi pour fermer la boucle et vous assurez que chaque tâche a bien été réalisée.
5. Demandez quel est l’appui ou les ressources dont ils ont besoin pour réussir
En tant que manager, vous devez mettre les bonnes personnes ensemble et les aider à franchir les obstacles qui viendraient les empêcher de réaliser leurs tâches. Vous devez également vous assurer de ne pas les accabler de trop de demandes ou de priorités contradictoires. Protégez les des distractions pour créer le temps et l’espace nécessaire à la réalisation des tâches de la semaine.
6. Demandez s’ils ont des questions ou des problèmes à soulever
Comment vont-ils ? Y a t’il des griefs mineurs qui sont bloquants pour eux ? Que ce passe t’il dans leur vie en ce moment ? Ayez un intérêt sincère pour eux et leur vie en dehors du travail.
7. Partagez les problèmes ou les ressentiments que vous aimeriez soulever
Les évaluations de performance ne sont pas seulement des réunions annuelles. Faites-savoir à vos employés s’ils sont productifs en termes de données et de ce que vous avez observé chaque semaine. Faites-leur savoir que vous êtes de leur côté. Démontrez votre engagement à les voir réussir.
8. Terminez sur une note positive
Trouvez quelque chose qu’ils font bien et faites-leur savoir. Faire des compliments est plus efficace si vous félicitez les comportements que vous souhaitez voir renforcer, par exemple : “J’ai été impressionné par les recherches détaillées que vous avez conduit sur ce projet et les heures que vous y avez passé pour rendre votre rapport dans les temps.”
Êtes-vous prêt à essayer de conduire ces réunions en tête-à-tête chaque semaine avec vos subordonnés directs ? Si vous y arrivez, cela fera de vous un meilleur manager. Cela permettra aux deux parties de mieux se comprendre mutuellement et rester concentrer sur les questions importantes. De plus, vous allez améliorer de façon conséquente votre succès en tant que manager.