Nos petites et moyennes entreprises se trouvent souvent à la merci de mauvais payeurs et même si ces clients débiteurs nous rendent la vie difficile, cela ne signifie pas que nous sommes impuissants face à eux.
D’une manière générale, la grande majorité de ces paiements effectués en retard est le fait de nouveaux clients. Cela rend votre entreprise vulnérable et vous devez donc vous tenir prêt à parer à toutes les éventualités en ayant des conditions précises à imposer à ces nouveaux clients lorsqu’ils passent commande.
Voici quelques conseils pour éviter les mauvaises surprises :
1. Envoyez impérativement un devis avant de commencer à travailler.
Faites-le tamponné (si possible), signé (de préférence avec la mention “bon pour accord”) et daté par le client. En effet, un devis signé à la valeur d’un contrat (et donc une valeur juridique), c’est une sécurité à la fois pour vous et votre client. Pour lui, c’est la garantie de savoir exactement combien va coûter la prestation et ce qu’elle va contenir, pour vous, c’est la certitude qu’il a accepté vos conditions et vos tarifs sans réserve.
2. Comprenez et identifiez les modalités de paiement de votre client.
Où et à qui les factures doivent-elles être envoyées ? Quelles références ou numéros de commandes doivent apparaître sur la facture finale (par exemple pour faciliter le traitement par le service comptable de celui-ci) ? Est-ce que le client accepte les factures en ligne ou faut-il impérativement les envoyées par voie postale ?
3. Évaluez vos clients en ayant des procédures internes efficaces.
Avec quel type de clientèle travaillez-vous ? À qui s’adresse votre savoir-faire ? Travaillez-vous plutôt avec des grands comptes ou des PME ? À partir de quel chiffre d’affaire ou de quel budget ? Définissez précisément quel est votre clientèle cible afin de ne pas prendre en charge des clients pour lesquels vous ne pourriez pas faire face. Par exemple et malgré la croyance collective, un client dit “grand compte” peut facilement mettre plusieurs mois à vous payer une facture (en général au minimum 90 jours).
4. Faites attention aux conditions de paiement.
S’il y a des différences entre vos conditions de paiements et celles de votre client : n’ignorez pas le problème et négociez ! Le plus souvent, la négociation sur les conditions de paiement est intégrée à la négociation commerciale car il est préférable de traiter le problème en amont. Lorsque le devis est signé, il est très difficile, voir même impossible de le renégocier. Prenez sérieusement en considération les clients demandant un délai de paiement spécialement long : ils ont un impact direct sur le cash-flow et la santé de votre entreprise.
5. Assurez un suivi régulier auprès de votre client.
N’hésitez pas à le relancer régulièrement s’il tardait à vous régler. Faites des notes à propos des courriers que vous lui envoyez ou des coups de téléphone que vous lui passez. Pour les appels téléphoniques, pensez à inclure dans vos notes la date et l’heure de la conversation, à qui vous avez parlé et ce qui est ressorti de cette conversation. Cela vous permettra d’être mieux armée la prochaine fois que vous rappellerez à l’ordre le client.
6. Définissez combien de temps une facture peut rester impayée.
Il s’agit de mettre en place une politique définissant la durée pendant laquelle une facture peut rester impayée avant d’avoir recours à des mesures “punitives” (par exemple les opérateurs téléphoniques suspendent la ligne) ou à un service spécialisé dans la récupération de créances. Pensez également à définir à partir de quel moment vous arrêtez de fournir vos prestations à un client présentant une série de factures impayés. Passez régulièrement en revue vos clients débiteurs et n’hésitez pas à leur rendre visite pour fixer des objectifs pour la collecte des paiements.
L’utilisation d’un logiciel de facturation en ligne pour faire face à ces problématiques de clients débiteurs et de factures impayées peut vous offrir de nombreux avantages. Cela permet notamment d’avoir une facturation et un suivi des paiements rationalisé, tout en offrant un gain de temps considérable par rapport aux traitements papier.
Et vous quelles sont vos méthodes pour éviter les mauvais payeurs ?